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記者が教える広報PRの方法

広報PR情報No.1サイト 元読売新聞記者 坂本宗之祐

メディアリストの作り方。デキる広報が行う作成と管理7つの手順


広報活動をやるにあたり、メディアリストの作成は大きな一歩です。

あなたの会社とマッチする可能性の高いメディアの一覧をつくる作業だからです。

つまり、取り上げてくれそうなテレビ番組、新聞コーナー、雑誌コーナーなどをまとめたリスト。

だから、メディアリストの作成には、「戦略的な考え」が求められます。

単なるプレスリリース配信先をボケっとかき集める作業ではないのです。

といっても、メディアってたくさんあって、どこからどう選んでいったらいいのか?わかりませんよね。

そこで、メディアリストの作り方やコツについて、元新聞記者の私がお伝えしていきます。

メディアリストを作成するメリット

メディアリストを持つメリットは以下のようなものがあります。

①プレスリリース配信業者やPR会社に依存しなくてよくなる

②広報活動が自走できるようになる

③コスト削減と、広報効果の最大化

④広報活動の努力が蓄積され、どんどん成果が出やすくなる

 

逆にいうと、メディアリストがないまま広報活動をやる事業者は、

・PR会社やプレスリリース配信業者に依存

・広報活動を自力でできない

・コストがかさみ、利益が圧迫される

・広報活動の努力が蓄積されず、毎回ゼロからのスタート

ということになってしまいます。

 

メディアリストの例

まずはイメージを持っていただくために、メディアリストの例をお見せしましょう。

「会社名」、「メディア名」、「記事・コーナー名」、「担当者名」、「電話番号」、「住所」、「メールアドレス」

こうした項目を立てて、以下のようにわかったことを入力していきます。

 

いきなりここまで充実させることは難しいと思いますが、じっくり作っていきましょう。

これがあなたの大きな財産になります。

リストを作る手順

ではいよいよメディアリストを作り始めましょう。

前提の手順は以下の通りです。

1 マスコミ電話帳、広報ハンドブックを入手

2 メディアを分類、ピックアップする

3 メディア公式サイトを確認する

4 メディアをリサーチする

5 記事・コーナー名を特定する

6 電話する→名前を聞く

7 実際に会う→名刺交換

 

これらを順に説明していきます。

 

①マスコミ電話帳、広報ハンドブックを入手

マスコミの連絡先一覧は、たやすく入手できます。

・広報・マスコミハンドブックPR手帳(2020年版)

 

・マスコミ電話帳2019年版

 

いずれかを一冊、書店やアマゾンで手に入れましょう。

テレビ局、新聞社、雑誌、その他のメディアの所在地、電話番号、メールアドレスが載っています。

このほか、以下では弊社(株式会社メディア戦略)のメディアリストをご提供しています。

 

②メディアを分類、ピックアップする

上記を見ながら、「自社に合いそうなメディア候補」を個別にピックアップしていきましょう!

・新聞

・テレビ

・ラジオ

・雑誌

・ウェブ

 

初心者なら、全体で「30」程度をピックアップすれば大丈夫です。

 

③メディア公式サイトを確認する

30メディアをピックアップしましたか?

では次に、それらのメディアの公式サイトを訪問しましょう。

その雑誌のコンセプトや対象読者などについて、より詳しい情報が載っています。

それを見ていけば、メディアごとに「自社の商品サービスを扱う可能性があるかどうか?」見えてくるはずです。

「ここは無理」と判断したものは、リスト候補から除外します。

「いけそう」だと感じたものは、リストの候補に残します。

 

④メディアのコンテンツをリサーチする

メディアが絞れてきたら、実際にそれらのメディアを手に取ってみましょう。

新聞、雑誌なら実際に読んでみる。テレビなら番組録画などして視聴してみる。

ウェブサイトならじっくり読んでみる。

そして、それぞれのメディアが「どういう情報を載せているか?」をリサーチしましょう。

そして、その傾向をあなたなりにメモ等に記録し、分析してください。

なお、雑誌等の紙媒体は、「媒体資料」を提供しているケースが多いです。

これは広告主向けの資料ですが、そのメディアの発行部数やどんな読者がターゲットなのか?(年齢や職業、時に年収など)が詳しく書かれています。

 

⑤記事・コーナー名を特定する

メディアの内容をリサーチする過程で、いろんな記事・番組、コーナー名を目にすることでしょう。

「ここなら、うちが取り上げてもらえる可能性がありそうだ」

「この記事は、うちの事業と関連がある」

そういう記事、コーナーを個別に特定しましょう。

ここが具体的なアプローチ先となります。

これで、上記メディアリストの項目「会社名」「メディア名」「記事・コーナー名」までが分かったことになります。

 

⑥電話する→名前を聞く

さあ、いよいよ実際のアプローチに入っていきます。

マスコミ電話帳などをもとに、「電話」をかけます。

目的は、「プレスリリースの送り先を聞くこと」と、「担当者のお名前を聞くこと」です。

【会話事例】

お世話になります、株式会社・・・の・・・と申します。

プレスリリースをお送りしたいのですが、ご担当者様はいらっしゃいますか。

・・・というプレスリリースをお送りしたいのですが、

送り先のファクス番号かメールアドレスを教えていただけますでしょうか?

恐縮ですが、ご担当の方のお名前を頂戴できますか?

 

ここで、「ファクス番号」あるいは「メールアドレス」「ご担当者名」がわかれば、メディアリストに記入していきます。

 

注意点
大手のテレビ局や新聞社の本社はまず「代表番号」に電話をかけ、「担当部署」につないでもらいましょう。担当部署の人と話ができたら、次回のために「直通の電話番号」を聞いておきましょう。

 

⑦実際に会う→名刺交換

ここまでで、メディアリストの多くの項目が分かってきたことでしょう。

しかし、真に価値あるメディアリストにするには、実際にメディアの人と会うことが必要不可欠です。

だから、「メディアの人と会うこと」を目指してください。

方法としては

・電話でアポを取り、会いに行く

・記者クラブを訪問してみる

・メディア関係者が集まるイベント等に参加してみる

などが考えられます。

そして、実際にお会いすれば「名刺交換」できます。

その名刺には、記者・編集者・ディレクターの「個人のメールアドレス」「個人の電話番号」が記載されています。

これこそ、真のメディアリスト必要な情報です。

組織・会社としてメディアの公開された電話番号やメアドにはあまり価値はありません。

・誰でも知れる=誰でもプレスリリースを送りまくる

だからです。

 

⑦信頼の構築

名刺交換したら、それはすぐ人脈になるか?

というと、「ノー」ですよね。

名刺交換だけしてその後、誰だか思い出せない、という人になっては全く意味がありません。

だから、実際にお会いして名刺交換できたメディアの方と信頼関係を構築していくべきです。

これをやらないと、あなたのメディアリストは単なる情報の羅列に過ぎない無用の長物となってしまいます。

実際、名刺交換できただけで満足して、記者個人のメールアドレスにプレスリリースをガンガン送りまくってくる企業の人が多数います。

「この人は売り込むことしか考えていないな」と思われたら終わり。

メールは「迷惑メール」に指定され、せっかく手に入れた記者個人のメールアドレスが無意味になってしまいます。

「この人は信頼できるな」という関係ができれば、メールでも電話でも気軽に連絡を取り合えるようになります。

そして、あなたの情報がテレビや新聞、雑誌で紹介されるのはそう遠からず実現します。

 

電話で聞くこと

いずれにしても、メディアリスト作成において、メディアに電話をかけることは避けれません。

しかし、メディアの人は忙しいですから、業務の妨げになるような迷惑電話は絶対にしないでください。

僕も新聞社にいた時、たくさんの売り込み電話を受けましたが、忙しい時に売り込み宣伝をされると本当に迷惑です。

ポイントを絞って、簡潔に要件を伝えてください。

まず伝えるべきことは、

・あなたが何者で、何の要件(情報提供ですよね)で電話をしているのか?

その後、以下の項目について、相手の状況に応じて質問されてください。

・部署名

・ご担当者のお名前

・直通の電話番号

・ファクス番号

・メールアドレス

・その他、情報提供をする際の注意点

 

メディアリストの価値

メディアリストにはとてつもない価値があります。

ビジネスにおいて「見込み客リスト」が最も重要な資産であることは知られています。

江戸時代、呉服屋が火事になって逃げ出す時、真っ先に持ち出すのが反物(商品)ではなく、この「顧客リスト」でした。

顧客リストさえあれば、全てを失っても、また商売が始められるからです。

それくらい、リストというものには価値があります。

メディアリストに関しては、そこまでの価値を理解している方は少ないですよね。

ぜひあなただけのメディアリストをじっくり構築していってください。

 

リスト作成の注意点

メディアリストというと、「プレスリリース配信先」と短絡的に考える方がほとんどです。

ですが、ただプレスリリースを配信するだけなら、そのリストには大した価値はありません。

なぜなら、メディア側には大量のプレスリリースが届いています。その量は特に増加する傾向にあります。

だから、メディア側は一方的に送りつけられるだけのプレスリリースに対して「不感症」になっています。

つまり、プレスリリースを送るだけでは、取材されにくくなっているのです。

だから、単純に「ファクス番号分かった!」「メールアドレス分かった!」だけで満足しないでください。

これからのメディア掲載の成果は、いかに「相手から顔と名前を覚えてもらえるか」にかかっています。

つまり、あなたの顔と名前がメディアの人の「頭の中のリスト」に入るかどうか?が問題なのです。

 

リストのメンテナンス方法

メディアはほとんどが企業体ですから、定期的な人事異動があるケースが大半です。

だから、記者・編集者・ディレクターらは担当や持ち場がどんどん変わります。

ですので、メディアリストは定期的にアップデートしていく必要があります。

ではどうやってメディアリストをメンテナンスするか?

最も良いメディアリストのメンテナンス方法は、「リストの人物に定期的に連絡を取る」ことです。

それも決して「プレスリリースを送りつけ続けること」ではありません。

そうではなく、個別メディアの記事・番組を定期的にチェックします。

そして記事や番組に、名刺交換した人物の名前を見つけたら、「記事(番組)見ましたよ」と感想をメールで伝えるのです。

こちらの記事を読んでくれる人はすなわち「お客様」です。間違いなく、あなたに感謝の念を抱きます。

記者は、宣伝プレスリリースは無視しますが、お客様のご感想にはレスポンスを返します。

すると、メールや電話でやりとりしたり、実際に会ったりできるようになり、関係が深まります。

あなたとの間で信頼関係ができていれば、異動などの変化があれば100%教えてくれます。

本人が担当を外れても、必ず後任に引き継いでくれます。

逆に言うと、異動があってもあなたに連絡してくれないメディアリストの人物には、価値がありません。

 

まとめ:真のメディアリスト=配信先、ではない!

機械的にプレスリリースを配信しても、それだけで取材につながることは滅多にありません。

重要なのは、メディアの人と関係性を築くこと。

そして、何より重要なのは、「あなたが届ける情報(ネタ)の質」です。

広報は、ネタの良し悪しで決まります。

いくらメディアリストが充実しても、ネタに価値がなければ宝の持ち腐れになってしまいます。

ですので、メディアリストの充実を図るとともに、ネタの質を高めることにしっかり取り組んでくださいね。

あなたが独自のメディアリストを構築し、メディアの人たちと豊かな関係を育んでいかれることを願っています。

以下の弊社メディアリストもよければご活用くださいね。

 

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「国内メディアリスト(新聞社・テレビ局・雑誌)
(計803)

 media-list-imageこのリストでは

・全国のテレビ局(185)
・全国の新聞社(135)
・雑誌(209)
・ラジオ局、CATVなど(274)

これらの媒体名、所在地をエクセルで一覧にまとめています。

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