イベントのプレスリリースの書き方と例文！記者が記事にしたくなる５つのポイントを解説します

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イベントをやるなら、ぜひプレスリリースを出しましょう。新聞やテレビなどのメディアがやって来て、紙面や番組で取り上げてくれる可能性があります。

私自身も、読売新聞やYahoo!ニュースの記者として、13年間で数えきれないほどのイベントを取材し、記事にして来ました。

メディア各社にとっても、イベント開催を知らせてくれるプレスリリースは、ありがたい存在でもあるのです。

しかし、最近の多くのプレスリリースは、書き方を間違えています。

せっかくのイベントをお知らせなのに、書いてはいけないことを書いたりして、記者に嫌われているケースをよく見かけるのです。

この記事では、記者の立場から、メディアに喜ばれるイベントプレスリリースの書き方と、外してはいけない注意点について説明していきます。

イベントのプレスリリースで失敗しないために、ぜひ最後までじっくりお読みください。

記者がイベントのプレスリリースを好む３つの理由

イベントのプレスリリースは記者から好まれやすいです。以下に理由を記します。

好かれる理由１、日時が決まっているから、取材しやすい

「４月１５日午後１〜３時」などと日時がはっきり決まっているのは、テレビや新聞の報道記者にとっては、とてもありがたいのです。

テレビや新聞は毎日、ニュースの枠があります。この枠を埋めるために、記者たちは日夜ニュースの取材に追われています。

ニュースには、事件や事故など、突発的に起きる事案がかなり多いです。こうした事件事故は、いつどこで起きるか？予見できません。

しかし、そうした中で事前に日時が決まっているイベントのお知らせがあれば、「この日はこのイベントでニュース枠を埋められるな」という見通しを立てられます。

新聞テレビのニュース枠はほぼ３６５日、必ずあります。

だから事前に予定を立てやすいイベントお知らせのプレスリリースは、重宝されるのです。

好かれる理由２、場所が決まっているから、取材しやすい

場所が早くから決まっている、というのは、取材する側からするとありがたいです。

上記で説明したように、「取材の予定を立てやすい」のはもちろん、メディア側が自分たちで「取材の場」をセッティングする必要がないからです。

例えば、ある個人や組織団体を取材しよう、となった場合、取材の受け皿となる「場づくり」を１から考えなければなりません。

でもイベントなら、その日、その時間、その場所に行けば、確実に取材できます。

これはメディアの記者にとってすごく楽ですし、安心感があります。

好かれる理由３、絵になる場面を撮りやすいので、取材しやすい

イベントは当然、人が集まります。

人が集まっている場面は、テレビや新聞にとって「絵になりやすい」です。

特に映像メディアであるテレビは、「絵が撮れるかどうか？」は死活的に重要です。

もちろん新聞でも写真を撮りますから、絵になる場面があることは、とてもありがたいのです。

イベント開催のプレスリリース例文（ひな形）

その１、デジタル関連イベント

その２、伝統文化関連イベント

イベントのプレスリリースに必ず書くべき５つの情報

１、イベントのコンセプト

「これは素晴らしいイベントだ、多くの人に伝えなきゃ！」

と読み手に思ってもらうには、イベントが「どういう意図で、どんな人のために企画されたものなのか？」を明確に伝える必要があります。

つまり、イベントのコンセプトに“大義”や“社会性”があるかどうか？これが最も重要です。

単に「自社を宣伝したい」だけのイベントには、大義も社会性もありません。それでは記者は取材に来てくれません。

例えばですが、「貧困家庭の学生が心おきなく勉学に励めるように支援する」のように

大義と社会性を感じさせるコンセプトをきちんと明文化してください。

２、イベントの日時

当たり前ですが、いくら素晴らしいコンセプトのイベントでも、日時が分からなければメディアの記者も参加希望者も、途方に暮れてしまいます。

「4月15日　午後１時から３時まで」

のように、明確に記載して伝えましょう。

３、イベントの場所

どこでそのイベントは開かれるのか？これも重要です。具体的に

「福岡市中央区輝国１ー２ー３　福岡市民センター　第２会議室」

のように、所在地と施設名をはっきり明記してください。

４、主催は誰か？

私は記者時代からたくさんのイベントのプレスリリースを見てきました。

その中で、イベント内容のことばかり書いて、

「そもそも、このイベントは誰が主催しているものなのか？」が分からない

というケースがとてもよくありました。

いくら素晴らしいコンセプトのイベントでも、素性の分からない当事者が主催しているものだったら、記事にするのに躊躇（ちゅうちょ）します。

例えば、「貧困家庭の学生を支援する」という、大義と社会性があるイベントだったとしても…

実は主催が「オウム真理教」とかで、新聞記者が知らずにイベントを記事にしたとしたら大問題になり、世間から大変なお叱りを受けるわけです。

記者は疑う生き物ですので、主催者がはっきり書かれていないと、「やましいことがあるイベントではないか？」と疑います。

あらぬ疑いをかけられないよう、主催者である団体名あるいは個人名は、はっきり書いておきましょう。

５、参加費の有無

イベントへの参加費がいくらなのか？これは記者にとっても、参加希望者にとっても、重要な情報です。

もちろん無料が望ましいのですが、やむを得ず費用がかかる場合でも、金額はいくらなのか？はきちんと書いておきましょう。

イベントのプレスリリースについて５つの注意点

①オンラインのイベントは取材されにくい

オンライン、つまりインターネットを通じて世界中から参加できるという触れ込みのイベントは、コロナ禍以降、とても多くなりました。

しかし、こうしたオンラインのイベントはメディアから取材されにくいので注意が必要です。

なぜなら、テレビ新聞の記者にとっては「現場がない」というのは、取材がしにくく、とても困るからです。

まず、カメラで画が撮れません。これはテレビには致命的です。

それから、参加者や主催者に対して自由に話しかけたりできず、取材しづらいのです。

さらには、「オンラインのイベント」はコストがかからないこともあり、誰でも気軽に開けます。

・誰でも開ける＝珍しくない、ありふれた話＝ニュースではない

という図式になってしまっているのです。

「オンラインのイベント」という文字を見た瞬間、記者は「あーまたか、よくあるやつね…」と興味は薄れがちになっています。

②メディア向けだけのイベントはハードルが高い

「メディア向けに、新商品・新サービスの発表イベントをやろう！」と考える方がいます。

しかし、記者の知り合いがいない会社がいきなり発表イベントをやっても、メディアはほとんど来てくれません。

よほどの目新しさや、社会的影響のある新商品・新サービスでもない限り、メディアの人たちは一企業の商品サービスをわざわざ取り上げないからです。

この記事の冒頭で、「イベントは記者に歓迎されやすい」と説明しましたが、それはあくまで「一般人向けのイベント」の場合です。

初めて、メディア向けの新商品・新サービス発表イベントをやるのであれば、PR会社やイベント会社の力を借りなければ、なかなか難しいでしょう。

③参加費があまりに高額なイベントは取材されない

プレスリリースでメディア各社に知らせるイベントは基本、「参加費無料」であることが最も望ましいです。

それでも、やむを得ず資料代などのコスト負担を参加者にお願いするとしても、500円〜1000円程度が限度のめやすです。

イベントのコンセプトの社会性次第の面はありますが、どんなに頑張っても数千円が限度でしょう。

それ以上のお金を徴収するイベントとなると、メディア側から

「営利事業ですね」

と判断され、取材して取り上げてもらうハードルが劇的に高くなります。

報道機関は、一企業の営利活動に手を貸すことはありません。

新聞テレビの記者は、「読者・視聴者」にとってメリットのあるニュースを報道で取り上げるからです。

ハッキリ言いますが、営利のイベントは取材されません。

取材の誘致を目的とするイベントであれば、利益を得ることは基本、諦めてください。

④参加者が限定されるイベントも取材されにくい

テレビや新聞が取り上げるイベントは、「幅広い一般市民が参加できる」タイプのイベントです。

新聞やテレビは、幅広い一般市民のためにニュースを日々報道するのが役割だからです。

だから、イベントがごく一部の人しか参加できない、クローズドなタイプのイベントだと、かなり取材されにくくなります。

特に、「身内だけが集まるイベント」の場合、ほとんど取材されません。

例えば「ダンス愛好会の会員だけが集う、仲間内のダンス披露イベント」のようなものです。

こうしたイベントには「社会性がない」のはお分かりいただけるでしょう。

社会性のない、クローズドなイベントには、新聞テレビがわざわざ取り上げるようなニュース性がないからです。

もちろん、一部の人しか参加できないけれど、イベント自体に世の中に広く伝える価値のあるイベントも中にはあります。そういう場合は話が別です。

⑤イベントの事前告知を依頼する

イベントのプレスリリースを出したとしても、テレビや新聞の記者が当日、会場まで取材に来てくれる可能性は低いです。

というのも、記者は多忙です。その日その時間その場所に、足を運べる余裕がないケースが多いからです。

私も記者時代、数多くのイベント取材のお誘いを受けましたが、当日に取材にいけないことがほとんどでした。

しかし、記者にとって「事前の告知記事」なら、当日に現場に行かなくても、いつでも書くことができます。

イベントの告知記事は、プレスリリースを見て、電話で５分ほど確認すれば、原稿自体は１０分程度ですぐ書けます。

「当日は行けませんが、告知記事を書いておきますね」

ということをよくやっていました。

つまり、イベントの告知記事を新聞等で載せてもらうことは、比較的ハードルが低いです。

だから、記者に「事前告知記事を書いてもらえないか？」頼んでみてください。

もちろん、記事にしてもらえるかどうかは、これまで述べてきたように、

イベントに「社会性があるかどうか？」

で決まります。

イベントのプレスリリースは何ヶ月前に送るべきか？

「イベントのどれくらい前にプレスリリースを送ったら良いですか？」。

これは、とてもよく聞かれる質問です。

基本的には、１ヶ月前くらいに送れば十分でしょう。それ以上前でも構いません。

記者時代、さすがに２ヶ月以上先のイベントのプレスリリースが来たら、「ずいぶん先の話だなぁ」とは思っていました。

しかし、だからと言って実務上、「当日、取材に来る確率が落ちるか？」というと、基本的にそんなことはありません。

メディア各社では、取材対象となるイベント類の日程管理はある程度きちんとされているからです（もちろんメディアによりますが…）。

逆に、「１週間を切った！」といった直前でも、プレスリリースを出していただいてまったく構いません。

記者は、腰が軽い生き物です。「これは取材する価値がある！」と判断すれば、今すぐにでも取材に駆けつけます。

要は、プレスリリースをお送りする時期どうこうよりも、その内容＝コンセプトが優れているかどうか？に、取材されるかどうかは左右されます。

イベントのプレスリリース事例３選

実際にメディアに届けられたイベントのプレスリリースをいくつか紹介します。

各社さまざまな工夫を凝らしてイベントを企画されています。

事例１　神谷コーポレーション湘南株式会社

・夏休みという季節性を意識したお客様イベント
・可愛らしいお子様の笑顔と作品が一目でわかる写真
・シンプルで明確なコンセプトが伝わるタイトル部分

（参考）：夏休み自由研究向け　廃材を利用したミニドアの製作体験イベントを開催します

事例２　株式会社ヨコオデイリーフーズ

・体験型施設で、秋の収穫を楽しむイベント
・画になる様子とリアリティが伝わる収穫の写真
・こんにゃくという身近な食材を親しみやすい文章で紹介

（参考）：こんにゃくパーク、コンニャクイモの収穫シーズンにあわせ 11/3より新芋祭りを開催　 「こんにゃくヌーボー」解禁！限定セットを販売

事例３　一般財団法人　YS心の再生医療研究所

・イベント開催の決定を早期（半年以上前）に知らせる案内
・社会性のある鬱、心の健康がテーマ
・主催者、団体の素性を具体的に記述

（参考）：うつを乗り越え、心を健康にする１万人イベントの11月開催が決定しました

（初心者向け）プレスリリース作成の基本

プレスリリースは誰でも出せます。大手企業でなくても、小さな会社や個人だって出せます。

そして、文書に決まった様式など特にありません。イベント案内のプレスリリースなら

・いつ？
・どこで？
・誰が？
・何を？
・どのように？

…といった基本情報をきちんと盛り込んでおけば良いのです。

凝ったデザインなどは不要です！
（※逆にデザインで凝るほど「宣伝チラシ」ぽくなり、記者から敬遠されます）

文章ベースで書き、写真を１、２枚添えておけば十分です。

もっと具体的な書き方は、こちらの記事で詳しく説明しています。

イベントプレスリリースのおすすめ送り先は？

イベントのプレスリリースを送るのに適しているのは、「新聞」と「テレビ」です。

なぜなら、新聞とテレビはデイリーでニュースの枠があり、毎日何かしらの取材対象を探し求めているからです。

今日のイベントが今日取材され、今日の夕方にテレビで放送されたり、明日の新聞朝刊で掲載されたりします。動きが早いです。

逆に、雑誌系のメディアにイベントのプレスリリースを送っても、取材に来てくれることはかなり稀です。

その理由は、新聞テレビで述べた理由と反対で、雑誌にはデイリーに記事を掲載する枠がなく、速報性のあるニュースを扱うことはほとんどないからです。

なので雑誌系メディアには、あまりイベントのプレスリリースは適していません。

では、ウェブニュースサイトはどうか？

例えば、地域密着系のニュースメディアは最近増えています。こうしたメディアは地元の細かな情報を求めています。

なので地元密着系のウェブメディアにも、イベントのプレスリリースを送ると良いでしょう。

私が持っている「メディアリスト」をご提供しています（無料）。このリストに郵送してプレスリリースを届けるのが一番おすすめです。

まとめ

プレスリリースは、イベントの成功を後押しする大事なツールです。この記事では、元新聞記者の視点から、効果的なプレスリリースの作り方と注意すべき点を解説しました。

イベントのコンセプトや社会性を明確にすること、日時や場所をはっきりさせること、そして主催者情報や参加費用について透明性を持たせることが大切です。

それから、オンラインイベントの取り扱いや、参加者が限定されるイベントの取材への難しさなど、現代ならではの課題にも触れました。

プレスリリースを出すタイミングや、事前告知の重要性についても述べました。特に、記者に告知記事で紹介してもらうメリットは大きいのでぜひチャレンジしてください。

実際のプレスリリース事例も参考にしながら、より理解を深めていただけたらと思います。

プレスリリースは単なる情報伝達手段にとどまらず、イベントへの期待感を高め、より多くの参加者や注目を集めるための戦略的なツールでもあります。

この記事が、あなたのイベントを成功に導く一助となれば幸いです。

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