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プレスリリースのメールで失敗しない10の注意点【大半はスパムです】


プレスリリースは紙が基本です。しかし、最近はメールのプレスリリースも増えています。

メールはダイレクトに相手に届くので、メディアの人に失礼な印象を与えたくないですよね。

私は新聞とウェブニュースの記者を計13年務め、無数のプレスリリースを受け取ってきました。

正直、メールのプレスリリースは大半がゴミ箱行きでした。

というのも、「スパムメール」としか思えないものが非常に多かったからです。

これを解決する最大のポイントは、「個別のメール」のように送るということです。

もはや、プレスリリースを大量メール配信でばらまいても取材にはつながりません。

この記事では、記者が取材したくなるメールのプレスリリースについて解説していきます。

この動画もご参考ください。

95%のメディアがメールのプレスリリースを好む理由

ウェブが世の中に浸透し、マスメディアの世界でもその波が押し寄せています。

かつては大半が紙ベースだったプレスリリースも、昨今はメールのものが激増しています。

送る側も、郵送よりもメールの方がコストもかかりませんし、クリック1つで送れるので楽ですよね。

そして、メディア側もメールによる受信を好むところが「95%に達した」という調査結果が出ていました。

 プレスリリースは「メールで!」=【95%】

こちらの調査によると、

「メール受信」を希望するメディアは、2002年の【64%】から2018年【95%】へと、約1.5倍に増加しています。

 

こういうのを見ると、「そうか!やっぱりプレスリリースはメールだね!」

と考えたくなるお気持ちは非常によく分かります。

 

メディアの「メール推し」には“ウラ”がある

しかし、メディア側がメールが良いと答える“裏”を読み取っていただきたいのです。

メディアがメールのプレスリリースを好む、本当の理由は以下の通りです。

・捨てやすい
・かさばらない
・地球に優しい

ショックかもしれませんが、これが本音です。

マスコミには、山のようにプレスリリースが押し寄せています。

その大半がニュース価値のない売り込み宣伝のため、ほぼ捨てられます。

これが紙だと、かさばって邪魔になる。そして、捨てるのもほんの少し良心が痛みます。

地球環境にも負荷がかかる。

ところが、メールはこうした問題を一挙に解決してくれます。

単なる売り込みをまとめて処理したいメディア側にとって、うってつけのツールがメールなのです。

 

紙文書→メールへのカスタマイズ10の注意点

メールのリリースは基本読まれない。ではどうする?解決策はあります。

一言で言えば、企業の宣伝メルマガのように、不特定多数の「みなさん!」に向けた書き方にしないこと。

プレスリリースの書き方は、下の記事で概略を説明しています。紙ベースの話ですが、これが基本となります。

・プレスリリース書き方決定版!プロ記者直伝・初心者向けテンプレート公開

これに則って書いたプレスリリースを、メール向けにカスタマイズしましょう。

メールにする注意点を記します。

 

①メールのタイトル(件名)

(悪い例)

・【即時解禁】文章教室開催

・【News Release】猫好きのための文章教室

・プレスリリース送付

 

記者としては、とてもありがたいタイトルです。なぜなら、開封する手間が省けるから。

つまり、中を見なくてもすぐ「不特定多数に送っている売り込み」だと判断できるので、躊躇なくゴミ箱に捨てられるのです(笑)

「即時解禁」など、報道規制の意図を感じさせるような文言も記者には嫌われます。

でもあなたは、取材を獲得したいはずです。

それなら、以下のように、知人に知らせるように血の通った書き方にしたいです。

 

(良い例)

・猫好きのための文章教室のお知らせです

 

このタイトル(件名)で、記者はニュース価値を判断します。ここで「おっ!」と感じれば、開封して中身を読みます。

 

②メールの差出人

次にメール差出人の表示です。これもとても重要です。

なぜなら記者らは差出人も、ニュース価値の判断材料にするからです。

ニュース性は「誰が」「何をする」である程度わかります。

ここで誰が?があやふやだったり、顔が見えなかったりすると、記者は開封して読む気をなくします。

 

(悪い例)

・sakamoto sonosuke

・株式会社メディア戦略

 

ローマ字というのは素性がよくわからず、印象が悪いです。

また、会社名のみというのもいただけません。

記者は、「株式会社」と見ただけで基本、身構えます。「売り込まれる」と警戒するのです。

だから、きちんと漢字の姓名を名乗るのがベターです。

 

(良い例)

・坂本宗之祐

・メディア戦略・坂本

 

 

③HTML形式ではなく、プレーンテキスト形式

色をつけたりカスタマイズしやすいHTML形式のメールを送る企業のメルマガは多いです。

しかし、これだといかにも売り込み宣伝っぽい印象を記者たちに与えてしまいます。

プレスリリースにはこの形式はオススメできません。プレーンのテキストで送るようにしましょう。

 

④WordファイルやPDFファイルの添付はダメ

よくあるのが、添付ファイルでプレスリリースを送りつけ、本文には「詳しくは添付ファイルをご覧ください」というメールのプレスリリース。

「紙と同じ体裁のプレスリリースをそのまま送れる!」
「カラーで見てもらえるし、きれい!」

・・・これは、送る側の都合に過ぎません。

受け取る側の立場になって考えてみましょう。わざわざ添付ファイルを開くという行為は、負担なんです。

だから僕の場合、こうした添付ファイルのプレスリリースはほとんど開きませんでした。

しかも、プレスリリースを送ってくるのは、あなただけではないのです。

記者は数多くのプレスリリースを効率よく処理したい。いち早く内容を把握し、ニュース価値があるかどうかを判断したい。

忙しい記者にわざわざ添付ファイルを開かせようと強いるのは、取材を遠ざける行為でしかありません。

だから、本文テキストで今回のお知らせ内容を伝えましょう。

 

⑤フォントに気をつける

メールの文字には、等幅フォントとプロポーショナルフォントの2種類があります。

「等幅フォント」は、どんな字も幅が等しいフォントです。これに対し、「プロポーショナルフォント」は、文字ごとに幅が異なるフォントです。

プレスリリースではどちらを使っていただいても特に構いません。

が、問題は、相手と見え方が変わってしまう可能性があるということです。

あなたのフォント環境と、記者ディレクターのフォント環境が同じとは限らない、ということ。

もし、文字のレイアウトにこだわりがある場合は、「このメールは等倍フォントで作成しています」などの一文を添えておきましょう。

 

⑥1行の横幅は30文字程度

パソコンであれば、画面幅が広いため、1行が多少長い文章でも概ね問題ないでしょう。

ただ、最近はスマホ利用者が増えています。スマホでは、1行が長いメール文は読みにくいです。

とはいえ、記者らメディア関係者がプレスリリースを見るのパソコンが多いため、1文で30文字程度なら大丈夫です。

各行、30文字前後で区切りの良いところで、改行を入れてください。

 

⑦ギラギラした飾りは使わない

不特定多数に送られるメルマガによくあるような、以下のよう飾りは使わないことです。

難しく考える必要はありません。通常の仕事のメールを送る際、このような飾りを使うかどうか?常識的に判断すれば、使いませんよね。

 

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■

━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━

━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━…━

★プレスリリース★

○●◎■◇★

 

⑧適度に改行を入れる

文章に改行がなく詰め込まれると、読み手は息苦しくなります。

 

悪い例】
お世話になっております。株式会社メディア戦略の坂本宗之祐です。いよいよ年の瀬を迎え、新聞社の皆様もご繁忙のことと存じます。この度、「猫好きのための文章教室」を開催することとなりましたので、ご連絡差し上げました。このところ、空前の猫ブームが起きています。

 

【良い例】
お世話になっております。株式会社メディア戦略の坂本宗之祐です。

いよいよ年の瀬を迎え、新聞社の皆様もご繁忙のことと存じます。

この度、「猫好きのための文章教室」を開催することとなりました
ので、ご連絡差し上げました。

このところ、空前の猫ブームが起きています。

 

比べてみれば、どちらが読みやすいか一目瞭然ですよね。

 

⑨詳細はリンク先で伝える

メール本文で簡潔に伝えましょう、と言いましたが、もっと知らせたい情報だったり、画像や映像があったりする場合もあるでしょう。

その際は、URLを示しておくと良いです。

「詳しくはこちらをご覧ください」
https://ca-news.biz/

 

しかし、これもやりすぎは禁物。

リンク先が5つも6つもあるようなメールは見た瞬間に売り込み宣伝的に受け止められるリスクが高まります。

それと、メディアに掲載する画像を希望する記者もいますので、

「写真がご入用の際はいつでもご連絡ください」

という一文も添えておくと良いでしょう。

 

⑩文末に連絡先を複数載せる

メールは確かに、そのまま返信すれば相手に連絡できます。しかし

「返信すればメール届くから連絡先いらんでしょ」という姿勢は論外です。

取材を受けたかったら、あらゆる連絡手段を示してください。

住所、電話番号はもちろん、携帯、ファクスもあれば書いておきましょう。

 株式会社●●
 ●●部

 坂本宗之祐(さかもと そうのすけ)

 〒108-0072
 東京都港区六本木・-・-・
 tel:03-4410-・・・・/fax:03-4410-・・・・
 メール:・・・@・・・
 携帯:090-1234-5678

 

メールのプレスリリース挨拶の例文

通常のビジネスメールを意識すると良いでしょう。

良い例

●●新聞 社会部
●●記者様

お世話になっております。株式会社メディア戦略の坂本宗之祐です。

いよいよ年の瀬を迎え、新聞社の皆様もご繁忙のことと存じます。

この度、・・・・を行うことになりましたので、ご連絡差し上げました。

 

悪い例

紙のプレスリリースの体裁をそのままメールに当てはめると、堅苦しく、かつビジネスライクで冷たい印象を与えます。

記者は「なんだ、ただの宣伝か。開いて損した」とすぐにゴミ箱行きです。

例えば以下のようなもの。

各位

2019年12月10日
株式会社メディア戦略

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
ブロックチェーン技術の活用を学ぶセミナーを開催
最新nfhieskgu技術のプラットフォームを初公開
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

株式会社メディア戦略(東京都港区)は、・・・・・・

 

(参考)読みやすいメールを書く8つのポイント

 

プレスリリースのメール文面は?

大まかに、以下のような流れで書くと良いでしょう。基本は、紙のプレスリリースと同じです。

単なるスペックを羅列するのではなく、社会的な背景や、思いも盛り込んでおくと良いです。

(導入)
このたび、・・・の活動を始めることにしましたので、ご連絡差し上げました。

(今回のお知らせの背景)
現在、・・・・・・という問題があります。

そこで、弊社は今回の・・・で、・・・を・・・することとしました。

(内容説明)
これは・・・・というものです。

(決意表明)
弊社は、・・・で悩む方々に、一人でも多く役立てるよう、社員一同取り組んでまいります。

 

(参考)プレスリリース書き方決定版!プロ記者直伝・初心者向けテンプレート公開

 

プレスリリースのメール例文

●新聞 社会部
●●記者様

お世話になっております。株式会社メディア戦略の坂本宗之祐です。

いよいよ年の瀬を迎え、新聞社の皆様もご繁忙のことと存じます。

この度、「猫好きのための文章教室」を開催することとなりました
ので、ご連絡差し上げました。

このところ、空前の猫ブームが起きています。

ネット上にも猫動画が溢れ、国内では猫の飼育数が犬の飼育数を
上回るなど、年代を問わず猫を愛好する方々が増えています。

しかし、野良猫の数は今だ多く、全国で殺処分される猫は●万匹と
言われます。

そこで、世の中にもっと猫のファンを増やし、こうした不幸な猫を
減らすために、猫情報を文章で発信できる書き手を増やそうと、
今回の文章教室を企画しました。

この催しは、2019年12月29日午後1時から、東京都千代田区の
霞ヶ関キャットビル会議室302号で開催します。

当日は、キャットコンサルタントの山田太郎さんが猫の生態に
ついて説明した後、文章講師の山本慎之介先生が、読み手に響く
文章の書き方を指導します。

イベント詳細はこちらをご覧ください。
https://ca-news.biz/

私たちはこの取り組みを通じ、世の中に幸せな猫と飼い主を
増やしていけるよう邁進して参ります。

●●記者様にもお力添えいただけましたら幸いです。

この件につきまして、ご質問やご不明点等ございましたら、
いつでもご連絡ください。

何卒宜しくお願いいたします。

ーーー
 株式会社●●
 ●●部

 坂本宗之祐(さかもと そうのすけ)

 〒108-0072
 東京都港区六本木・-・-・
 tel:03-4410-・・・・/fax:03-4410-・・・・
 メール:・・・@・・・
 携帯:090-1234-5678
ーーー

 

まとめ:プレスリリースという名の迷惑メールはやめよう

記者やディレクターも、不特定多数に送られたメールは一瞬ですぐ見抜き、読みません。

しかし、不特定多数へのメールではなく、「私」あてに届いたメールなら開封してじっくり読みます。

だから、メールでプレスリリースを送るなら、できるだけ相手を特定し、その人と向き合った書き方にしましょう。

よく考えてもみてください。不特定多数にメールを送る行為は、通常ならスパム行為ですよ。

個人宛のスパムメールなら、違法で即アウトです。

ただ、マスコミは事業者という扱いなので、たまたま法的に「セーフ」というだけ。

でも、モラル的にどうなんだ!?と私は思うわけです。

事業者だと言っても、中にいるのは生身の人間です。生身の人間だったら、スパムメールはそりゃ嫌ですよ。

あなたが送るプレスリリースの向こうには、生身の人間がいます。

相手が喜ぶ、価値ある情報をプレスリリースでご提供いただきたい、と願っています。

この記事もご参考ください。

・プレスリリース窓口にメールするな!記者は読まない真実と、その対処法

・プレスリリース大全!作成~配信~戦略まで全20記事まとめ

 

 



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