プレスリリースのメール配信の例文と、成功するための10の方法【スパムにならない注意点も】

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プレスリリースはかつて紙が主流でしたが、最近はメールのプレスリリースが非常に増えています。

私は読売新聞とウェブニュースの記者を計13年務め、これまで数万通のプレスリリースに目を通してきました。

正直、メールのプレスリリースはほとんど読まず、ゴミ箱行きでした。

というのも、単なる売り込み宣伝の「スパムメール」が非常に多かったからです。

メールを見た瞬間、「不特定多数にばら撒いているプレスリリースだな」と分かるので、開封しないのです。

不特定多数の相手に送れば、受け手から「バラマキの宣伝だな」と受け止められるのは当然ですよね。

この問題を解決する最大のポイントは、「個別のメール」のように送る、ということです。

プレスリリースをメール配信でばらまく企業が激増しているので、もはやメールの一斉配信でメディアから取材を獲得するのは困難です。

この記事では、メールのプレスリリースで成功する方法や秘訣について解説していきます。

この動画もご参考ください。

※この記事は、2019年12月10日に公開しましたが、2023年3月7日にリライトして再アップしました。

９５%のメディアがメールのプレスリリースを好む理由

ウェブが世の中に浸透し、マスメディアの世界にもその波が押し寄せています。

かつては大半が紙ベースだったプレスリリースも、昨今はメールで届くものが激増しています。

送る側も、郵送よりもメールの方がコストもかかりませんし、クリック１つで送れるので楽ですよね。

そして、メディア側もメールによる受信を好むところが「９５%に達した」という調査結果が出ていました。

　プレスリリースは「メールで！」＝【95％】

こちらの調査によると、

「メール受信」を希望するメディアは、2002年の【64%】から2018年【95%】へと、約1.5倍に増加しています。

こういうのを見ると、「そうか！やっぱりプレスリリースはメールだね！」

と考えたくなるお気持ちは非常によく分かります。

メディアの「メール推し」には“ウラ”がある

しかし、メディア側がメールが良いと答える“裏”を読み取っていただきたいのです。

メディアがメールのプレスリリースを好む、本当の理由は以下の通りです。

・捨てやすい
・かさばらない
・地球に優しい

ショックかもしれませんが、これが本音です。

私自身が現役の新聞記者だった2008年時点ですら、多数のメールのプレスリリースが報道機関の現場に届いており、開封すらせず削除するケースが大半でした。

2023年現在では、当時と比べてメールのプレスリリースは100倍以上になっています。

（参考・PR TIMES、直近1年のプレスリリース件数は創業1年目の100倍）

受け取るメディア側がメールのプレスリリースを読まない（物理的に読めない）のは、当然でしょう。

もし、これらのプレスリリースが紙だと、かさばって邪魔になる。そして、捨てるのも良心が痛みます。

地球環境にも負荷がかかります。

ところが、メールはこうした問題を一挙に解決してくれます。

「単なる売り込みをまとめて処理したい」メディア側にとって、うってつけのツールがメールなのです。

メールでプレスリリースを書く際の注意点１０

メールのリリースは基本読まれません。ではどうしたらよいか？解決策はあります。

一言で言えば、企業の宣伝メルマガのように、不特定多数の「みなさん！」に向けた書き方にしないこと、です。

プレスリリースの書き方は、下の記事で概略を説明しています。紙ベースの話ですが、これが基本となります。

・マスコミに取材依頼するプレスリリースの書き方！元読売新聞記者が例文とテンプレート紹介

これに則って書いたプレスリリースを、メール向けにカスタマイズすれば良いのです。

以下に、メール向けに編集する注意点を記します。

①メールのタイトル（件名）

記者にとっては、とてもありがたいタイトルです。なぜなら、開封する手間が省けるから。

つまり、中を見なくてもすぐ「不特定多数に送っている売り込み」だと判断できるので、躊躇なくゴミ箱に捨てられるのです（笑）

「即時解禁」など、報道規制の意図を感じさせるような文言も記者には嫌われます。

記者たちに開封してほしくないのなら、上記のようなタイトルにすれば良いでしょう。

ですが、あなたは取材を獲得したいはずです。

それなら、以下のように、知人に知らせるように血の通った書き方にした方が良いです。

いかがでしょうか。知人らに個別に送るメールなら、上記のような書き振りになるはずです。

ただ、言うまでもないことですが、最も重要なのは情報の中身にニュース価値があるかどうか？です。

このタイトル（件名）で、記者はニュース価値を判断します。ここで「おっ！」と感じれば、開封して中身を読みます。

②メールの差出人

次にメール差出人の表示です。これもとても重要です。

なぜなら記者らは差出人も、ニュース価値の判断材料にするからです。

ニュース価値は「誰が」「何をする」（つまり、主語＋述語）で、おおむね判断できます。

ここで、「誰が？」があやふやだったり、顔が見えなかったりすると、記者は開封して読もうとは考えません。

ローマ字というのは素性がよくわからず、かなり印象を悪くしてしまいます。

また、会社名のみというのもいただけません。

というのも、記者は「株式会社＝営利団体」という認識を持っているため、「売り込まれる！」と警戒モードに入り、防御態勢に入るからです。

だから、会社名を差出人にするのではなく、きちんと個人の姓名を漢字で名乗るのがベターです。

③HTML形式ではなく、プレーンテキスト形式

色をつけたりカスタマイズしたりしやすいHTML形式のメールを送る企業のメルマガは多いです。

しかしこれでは、いかにも売り込み宣伝っぽい印象を記者たちに与えます。

記者向けに過剰な装飾は、百害あって一理なしです。

なぜなら、記者は装飾を無視して、言語情報をベースに、論理的にニュース価値を判断するからです。

きらびやかでデザイン性が優れているメールだから「取材しよう」とは、絶対になりません。

ただ、写真は話が別です。ひと目で圧倒的なニュース価値を伝えられるファクトの画像があるのなら、話は別です。

とはいえ基本的に、プレスリリースにはMTHL形式はオススメできません。プレーンのテキストで送るようにしましょう。

④WordファイルやPDFファイルの添付はダメ

よくあるのが、添付ファイルでプレスリリースを送りつけ、本文には「詳しくは添付ファイルをご覧ください」というメールのプレスリリース。

「紙と同じ体裁のプレスリリースをそのまま送れる！」
「カラーで見てもらえるし、きれい！」

・・・これは、送る側の都合に過ぎません。

受け取る側の立場になって考えてみましょう。わざわざ添付ファイルを開くという行為は、大きな負担なのです。

だから私の場合、よほどのことがない限り、こうした添付ファイルのプレスリリースは開きませんでした。

そもそも、記者にプレスリリースを送ってくるのは、あなただけではないのです。

記者は数多くのプレスリリースを効率よく処理したい。いち早く内容を把握し、ニュース価値があるかどうかを判断したい…。

そんな忙しい記者にわざわざ添付ファイルを開かせようと強いるのは、取材を遠ざける行為でしかありません。

だから、本文テキストで今回のお知らせ内容を伝えましょう。

⑤フォントに気をつける

メールの文字には、等幅フォントとプロポーショナルフォントの２種類があります。

「等幅フォント」は、どんな字も幅が等しいフォントです。これに対し、「プロポーショナルフォント」は、文字ごとに幅が異なるフォントです。

プレスリリースではどちらを使っていただいても特に構いません。

が、問題は、相手と見え方が変わってしまう可能性があるということです。

あなたのフォント環境と、記者ディレクターのフォント環境が同じとは限らない、ということ。

もし、文字のレイアウトにこだわりがある場合は、「このメールは等倍フォントで作成しています」などの一文を添えておきましょう。

⑥１行の横幅は３０文字程度

パソコンであれば、画面幅が広いため、１行が多少長い文章でもおおむね問題ないでしょう。

ただ、最近はスマホ利用者が増えています。スマホでは、１行が長いメール文は読みにくくなります。

とはいえ、記者らメディア関係者がプレスリリースを見るのパソコンが多いため、１文で３０文字程度なら大丈夫です。

３０文字を超える長い文章は、３０文字前後の区切りの良いところで「改行」を入れてください。

⑦ギラギラした飾りは使わない

不特定多数に送られるメルマガによくあるような、以下のよう飾りは使わないことです。

難しく考える必要はありません。通常の仕事のメールを個別の相手に送る際、このような飾りを使うでしょうか？

常識的に考えたら、使いませんよね。

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■

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★プレスリリース★

○●◎■◇★

⑧適度に改行を入れる

文章に改行がなく詰め込まれると、読み手は息苦しくなります。

比べてみれば、どちらが読みやすいか一目瞭然ですよね。

⑨詳細はリンク先で伝える

情報は、メール本文で簡潔に伝えましょう、と言いましたが、もっと知らせたい情報だったり、画像や映像があったりする場合もあるでしょう。

その際は、URLを示しておくと良いです。

しかし、リンク掲載をやりすぎているケースが最近とても多いです。リンクを５つも６つもベタベタ載せているのです。

このようなメールは、見た瞬間に売り込み宣伝の印象＝嫌悪感を与えてしまい、嫌われます。

ですので、リンク先はせいぜい１つ。多くても２つ程度が限度でしょう。

追加の情報としては、画像を希望する記者もいます。自社のメディアに掲載するためです。

ですので、提供できる写真がある場合は

「写真がご入用の際はいつでもご連絡ください」

という一文も添えておくと良いでしょう。

⑩文末に連絡先を複数載せる

メールは確かに、そのまま返信すれば相手にダイレクトに連絡できます。しかし

「返信すればメール届くから、連絡先は書かなくていいでしょ」という態度は論外です。

取材を受けたかったら、電話番号など、あらゆる連絡手段を載せておきましょう。

住所（所在地）はとても大事です。そして、電話番号、携帯、ファクスもあれば書いておきましょう。

メールのプレスリリース挨拶の例文

通常のビジネスメールを意識すると良いでしょう。

良い例

悪い例

紙のプレスリリースの体裁をそのままメールに当てはめると、堅苦しく、かつビジネスライクで冷たい印象を与えます。

記者は「なんだ、ただの宣伝か。開いて損した」とすぐにゴミ箱行きです。

例えば以下のようなもの。

（参考）読みやすいメールを書く8つのポイント

プレスリリースのメール文面は？

大まかに、以下のような流れで書くと良いでしょう。基本は、紙のプレスリリースと同じです。

単なるスペックを羅列するのではなく、社会的な背景や、思いも盛り込むと記者の興味をひきやすくなります。

（参考）プレスリリース書き方決定版！プロ記者直伝・初心者向けテンプレート公開

プレスリリースのメール例文

プレスリリースメール配信における最適な配信タイミング

プレスリリースは内容が最重要なのはいうまでもありませんが、メール配信するタイミングを適切に選ぶことで、配信効果が高まることもあります。

一般的に、最適な配信タイミングは、土日祝日を避け、平日の午前中にすることが望ましいです。

また、朝イチで配信することも効果的です。なぜなら、人々は朝、メールをチェックすることが多いため、開封率が高まるからです。逆に、夜間や週末に配信すると、開封率が下がる傾向があります。

プレスリリースメール配信における曜日別の配信効果

曜日別に見た場合、平日の配信が基本的におすすめです。

特に、水曜日から金曜日に配信するのが効果的だとされています。月曜日は、週明けで忙しいことが多いです。また、火曜日は、定期的な会議などが多いため、配信効果が低いとされます。

プレスリリースメール配信における時間帯別の配信効果

時間帯別に見た場合、平日の午前中が基本的には良いです。朝イチで配信することが効果的な理由は、人々がメールをチェックする時間帯であるためです。

午前中以外でも、昼休みや帰宅後の夕方など、人々がメールをチェックする時間帯に配信することもありでしょう。

プレスリリースメール配信における配信タイミングの選び方のポイント

プレスリリースメール配信の配信タイミングを選ぶ際には、ターゲット層や配信内容、目的などに応じて配信タイミングを選ぶことが重要です。

例えば、ニュース性の高い内容であれば、とにかく１分でも早く配信することが効果的です。

プレスリリースメール配信における配信タイミングの注意点

プレスリリースメール配信における配信タイミングの注意点としては、スパムメールにならないための配信頻度を意識することが重要です。

過剰な配信はスパム扱いされ、配信拒否される可能性があります。

また、土日祝日や深夜の配信は、受け手に迷惑をかける可能性があります。

（週末や夜間にも勤務するメディア関係者には、この限りではありません）

まとめ：プレスリリースという名の迷惑メールはやめよう

記者・編集者やディレクターは忙しく、不特定多数に送られたメールをわざわざ開封して読みません。

しかし、不特定多数へのメールではなく、「私」あてに届いたメールなら開封してじっくり読みます。

これは、あなたもそうですよね？不特定多数に送られるメルマガはスルーしても、自分宛のメールはきちんと開封して読むはずです。

だから、メールでプレスリリースを送るなら、できるだけ相手を特定し、その人と向き合った書き方にしましょう。

よく考えてもみてください。不特定多数にメールを送る行為は、通常ならスパム行為ですよ。

個人宛のスパムメールなら、違法で即アウトです。

ただ、マスコミは事業者という扱いなので、たまたま法的に「セーフ」というだけ。

でも、モラル的にどうなんだ！？と私は思うわけです。

事業者だと言っても、中にいるのは生身の人間です。生身の人間だったら、スパムメールはそりゃ嫌ですよ。

あなたが送るプレスリリースの向こうには、生身の人間がいます。

相手が喜ぶ、価値ある情報をプレスリリースでご提供いただきたい、と願っています。

なお、文章の書き方は、こちらの本をご参考ください。

ロジカルな文章、情緒的な文章（クロスメディア・パブリッシング）

以下の記事もご参考ください。

・プレスリリース窓口にメールするな！記者は読まない真実と、その対処法

・プレスリリース大全！作成～配信～戦略まで全２０記事まとめ

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