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プレスリリースをFAXで送って取材される方法!送り先リスト入手方法と配信成功のポイント


ファクスは電子メールと異なり、印刷した紙で記者の手元にダイレクトに届きます。

だからこそ、2024年5月現在も、FAXによるメディアへのプレスリリースを配信は有効な手段です。

最近はやりの「プレスリリース配信サービス」は、ほとんどがメールによる配信です。

メールのプレスリリース配信はここ数年で3倍以上に激増しており、記者から読まれず埋もれています。

こうしたデジタル時代だからこそ、逆にファクスのような手法が効果的だと言える側面もあります。

私は新聞記者として11年以上にわたり、FAXで数え切れないほどプレスリリースを受け、取材をしてきました。

この記事では、プレスリリースをFAXで送るメリットデメリット、FAXに適しているメディア、そして実際に送る手順などをお伝えしていきます。

 

※この記事は、2020年12月16日に公開しましたが、2024年5月22日にリライトして再度アップしました。

プレスリリースをFAXで送るメリット

Faxのプレスリリースには、送り手・受け手ともにいくつかのメリットがあります。

 

①低コスト(ファクス料金しかかからない)

Faxは、当たり前ですが、電話回線を通じて文書を送るツールです。

すると、プレスリリース1通あたりの送信料金は、数十円しかかかりません。

100社に送ったとしても、数千円で済みます。

また、最近はインターネットを通じてFaxが送ることができるサービスもあります。こちらならもっと低額です。こちらご参考に。

 

ただ、「コストが安い」点に注目しがちですが、「プレスリリース(広報)は広告ではない」ことに注意が必要です。

プレスリリースをきっかけに取材されても、記事の内容はメディア側が決めます。

このため、記事が企業側がアピールしたい内容になるとは限りません。

 

②記者に読まれやすい

Faxはプリントされた紙としてメディア各社に届きます。

ですので、受信したファクスはその都度、メディアの編集部にいる人が手に取ります。

手に取った瞬間に、文書全体を見てもらうことができます。

これは、メール送付などと比べると、大きなメリットです。

メールのプレスリリースは、実はそもそも大半は開封すらされていません。

さらには、添付ファイルになっていようものなら、わざわざそれを開いて確認するメディアの人はほぼ皆無です。

それに、メールは着信しても無音がほとんどですが、ファクスの受信は、「ピー」などと音がするので、メディアの人は嫌でもすぐ気づきます。

私も新聞記者時代、社内で勤務している時は、ファクス機の受信音に聞き耳を立てていました。

「何か重要な情報が届いたかもしれない」と、報道の記者は考えるので、どうしても確認したくなります。

プレスリリース文面をダイレクトにメディアの人の手元に届けられる、このメリットは大きいです。

 

③速報性に優れる

ファクスは電話と同じく、送ればすぐ相手側に受信されます。

このため、1分1秒を争う報道メディアにとっては、大変ありがたいものです。

これが郵送であれば、1日や2日のタイムラグが生じます。

メールはすぐ届けられますが、上述の通り、記者たちは常時、メールをチェックしているわけではありません。

メールはチェックしたとしても、件名だけ見てほとんど開封しません。

 

④記者としては手に持って取材先に行けるので便利

記者の立場からいうと、紙でいただけるプレスリリースは便利です。

どこにでも持ち運びできるし、取材で得た情報を元のプレスリリースに書き込んでいけるので、情報をまとめて一覧できます。

そして

⑴プレスリリースの受信

⑵内容の確認

⑶取材の着手(紙を手に電話連絡)

⑷必要な情報の入力(紙に書き込む)

⑸原稿の執筆

紙のプレスリリースなら、これら⑴〜⑸の段取りを、1枚のペーパーを中心に流れるように進めていけるのです。

 

電子メールによるプレスリリース送信のメリットとデメリット

ファクスに対し、メールのプレスリリースはどうか?

メールのメリットは、「ファクスよりも低コストで多数のメディアに一瞬で送信できる」という点です。

ただしこれは、自社でメディア各社のメールアドレスを持っていて、「自社でメールを送った場合」の話。

PR timesなどプレスリリース配信サービスを利用すれば、200社以上のメディアに届けてくれますが、たった1回の配信に3万円前後の費用を請求されます。

このプレスリリース配信サービスの大半は、メールによってメディア各社に送ってくれます。

このメールのプレスリリースにはデメリットの方が大きいです。以下のような点です。

・そもそも開封されない、内容確認されない

・だから取材が来ないことが大半

・記者は電子のプレスリリース文書に取材した情報を書き込みにくい

・プレスリリース情報と、記者が取材で得た追加情報が分離する

・情報がとっ散らかり、原稿執筆時に面倒

といったデメリットがあります。

プレスリリースに載っている情報は、取材の土台。つまり記者にとってはスタート地点です。

それに取材によって情報を肉付けしていく作業こそが取材であり、それが必須なのです。

 

FAXプレスリリースを元に記者が取材した例

プレスリリースを元に、記者が取材して情報を書き込んだ例をお見せします。

ファクスの文書はモノクロになりますが、以下の画像はカラーになっています。

記者が取材しながらプレスリリースに書き込みをした例としてご覧ください。

このように、情報のベースとなるプレスリリースに直接、取材で追加取得した情報が一覧できれば、記者が原稿を書く時も楽です。

また、原稿執筆後も、これ1枚を保存しておけば、掲載前の原稿チェックで事実関係を確認することも容易になります。

だから、報道の取材現場では、リアルな「紙」がいまだ重宝されているのです。

 

プレスリリースをFAXで送るデメリット

ここまでプレスリリースをFaxで送るメリットを紹介してきましたが、もちろんデメリットもあります。以下の通りです。

 

①白黒(モノクロ)になるため、ビジュアル性の高いネタは不向き

ファクスは、モノクロでしか印刷されません。だから、プレスリリースに写真を掲載していても、つぶれて白黒になってしまいます。

ですので、ビジュアルの訴求力が高いネタ(つまり見栄えのするネタ)をメディア各社にお知らせする場合は、どうしても不利になってしまいます。

 

②文字がつぶれて読みにくい

これもFaxの特徴です。細かい文字だと、読めなくなることがたまにあります。

私も記者時代、文字のつぶれたFaxプレスリリースに悩まされたことが多々あります。

「これは数字の6だろうか?8だろうか?」のように、文字の判読に悩むことは日常的によくありました。

また、感熱紙ロールのファクス用紙の場合はペラペラで破れやすい上、バッグの中にパソコンやノートとぐちゃぐちゃに入れると、印刷された文字の一部が消えてしまい、冷や汗をかくこともよくあります。

 

③相手側の紙を消費する

ファクスの通信料は、もちろん送る側の負担になりますが、受信する側(つまりメディア側)は自分たちの紙を消費します。

メディアに届くプレスリリースは、半端な量ではないため、その紙の使用量は膨大です。

しかも紙だけでなく、文字を印刷するトナーも消耗品です。1日中受信しているので、すぐトナー交換が必要になります。

私も記者時代、何度も何度もファクス機のトナーを交換したので、ファクス機の構造に詳しくなりました。

こうした点も考慮し、Faxでプレスリリースを行うべきです。

メディアの人々は、「ムダなファクス」(=ネタにならない)と判断したプレスリリースに対して、かなり冷ややかです。

後述しますが、Faxのプレスリリースで送付状は不要です。紙のムダです。

送付状は、記者をイライラさせます。「紙がムダだし、早く本題に入ってよ!」と思います。

記者が欲しいのは情報です。ビジネスマナーなどという体裁の取り繕いは不要なのです。

これがニュース価値のない“売り込み宣伝チラシ”で、3枚も4枚もゾロゾロ印刷されてくると、非常に腹立たしい思いをします。

実際、自称プレスリリースの売り込み宣伝チラシを新聞社にFaxし続けた会社が、記者から「もう迷惑チラシを送ってこないでください!」とクレームを受けたケースもあります。

 

プレスリリースをFAXで送付できるメディアと適切なケース

メディアにもたくさんの種類があります。業務内容や習慣、特徴がそれぞれ異なりますので、Faxが向いているところとそうでないところは自ずと分かれます。

 

FAXでのプレスリリース送付が適しているメディアとケース

基本的に、伝統的な新聞、雑誌(出版社)といった紙メディアの編集部では、Faxを日常的に使用しています。

このほか、テレビ局、ラジオ局も同様です。

ただ、上述の通り、Faxプレスリリースは写真などのアピールには不向きです。

このため、文字だけで「ニュース価値」を表現できるネタが、Faxプレスリリースには適しています。

 

FAX以外でのプレスリリース送付が適しているメディアとケース

新興のウェブメディアは、ウェブを通して情報を受け付けているところがほとんどです。

つまり、サイトの情報受付フォーム、あるいはメールアドレスです。「プレスリリースはこちら」と指定しているページのあるウェブメディアも多いです。

さすがにウェブメディアですから、Faxという古い情報機器は使用していないわけです。

ウェブメディア向けの場合、また提供したいネタがビジュアル重視である場合は、Fax以外で送付するようにしましょう。

 

プレスリリースのFAXでの送り方

送り方は極めて簡単です。新聞社やテレビ局のFax番号あてにファクスするだけです。

マスコミ各社は基本的に、ファクスからの情報提供をオープンに受け入れています。

問題は、「メディア各社の送り先のファクス番号をどうやって手に入れるか?」ですよね。

まったく難しくありません。以下に3つの方法を紹介します。

 

プレスリリースのfax送付先リスト一覧の入手方法

①広報マスコミハンドブック、マスコミ電話帳で調べる

全国の書店やAmazonなどで、メディア編集部の連絡先一覧を掲載した冊子が販売されています。

・広報・マスコミハンドブックPR手帳(2024年版)

広報マスコミハンドブック

 

 

 

 

 

これを一冊、書店やアマゾンで買っておきましょう。

これにはテレビ局、新聞社、雑誌、その他メディアの所在地、電話番号、Fax番号、メールアドレスといった連絡先が載っています。

 

②メディア編集部に電話をかけて、ファクス番号を教えてもらう

ただ、上記の冊子では、ファクス番号が載っていないメディアも数多くあります。

その場合は、編集部に電話をかけて尋ねてください。

そして、「プレスリリースを送りたいので、ファクス番号を教えてください」と頼めば、だいたい教えてもらえるはずです。

私も記者時代、かかってきた電話に対してファクス番号をお伝えし、プレスリリースを送っていただいていました。

 

iタウンページで調べる方法

上記①②でも分からないケースがあります。特に、地方メディアはマスコミ電話帳などには載っていません。

その場合、便利なのがiタウンページで調べるやり方です。

「iタウンページ」とは、NTTが提供している無料サービスで、電話番号を調べられるサイトです。

かつての黄色く分厚い電話帳が、ウェブ版になったものと理解してください。

電話帳と違って便利なのは、検索機能がある点です。

iタウンページ

 

実際の画像はこちら。

 

新聞社の送付先リスト入手方法

検索窓の「キーワードを入力」欄に、「新聞社」と入れます。

次に、「エリア」欄に、あなたの地域名を入力します(八王子市、など)。

こうして検索ボタンをクリックすると、あなたの地元の新聞社の所在地・電話番号を一挙に見つけることができます。

例えば、「山形市」「新聞社」と入力します。

すると、次のような検索結果が表示されます。

スクリーンショット 2017-05-13 10.08.51

 

「支局」「総局」「通信部(局)」と書いてあるのが、記者がいる取材拠点です。

ファクス番号が載っている場合もありますし、載っていなければ、電話をかけてFax番号を聞き出しましょう。

 

テレビ局、ラジオ局の送付先リスト入手方法

上記と同じく、「放送局」と「あなたの地域名」で検索してみましょう。

すると、テレビ局、ラジオ局の検索結果が表示されます。

 

Fax以外のプレスリリースの送り方は?

プレスリリースは、郵送やメール、直接持参などでもメディア各社に届けることができます。

プレスリリース配信の代行サービスもありますが、誰でも自分で送ることが可能です。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

・プレスリリースはここに出す!取材が来る送り先の簡単な見つけ方を初心者向けに解説します

 

プレスリリースのFAXで送付状はいらない!

「プレスリリースをFaxする際に、送付状は必須」という方がいます。

しかし、メディアの側からすれば、「送付状は頼むからやめて!」というのが本音です。

なぜなら既述の通り、毎日膨大な量のFaxプレスリリースが新聞社テレビ局には届きます。

想像してください。例えば1時間に100通のプレスリリースが届くとします。

プレスリリース自体が1枚だけだったとしても、もしすべてに送付状があったら、ファクスが受信する枚数は、合計200枚になります。

忙しい記者は、送付状は見ずにゴミ箱にすぐ捨てます。

ということは、100枚の紙がムダになるのです。それだけトナーも消耗します。

「でも、送付状なしで送るのはビジネスマナー上、失礼ではないのか?」

そんなことありません。メディアは、情報さえいただければ良いのです。

1分1秒に追われながら、膨大な情報の海で格闘しています。慇懃なマナーなどまったく気にしていません。

実際、新聞社のかつての同僚や先輩、デスクは、Fax送付状を見るたびに声を荒げていました。

「送付状なんかいらないよ!」

ファクス機の前で受信音がするので待ち構えていたら、送付状が来た…。

この10数秒のロスですら、恨めしいのです。

ファクス送付状は、記者の貴重な時間と、限りある資源である紙とトナーをムダに消耗させます。

 

「しかし送付状に誰あてか書いていないと分からないではないか?11」

誰あてか?が必要なら、プレスリリースの左上に書いておいてください。

イメージしやすいように、例をお見せします。

○○新聞 社会部 坂本様

2024年5月22日
XYZ株式会社

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○○○○○○○イベント取材のお願い
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

(ここに写真)

 

XYZ株式会社(東京都港区)はこのたび、「○○○○イベント」を開催いたします。

・・・

という感じです。

仮に「誰あてか?」記載がなくても大して問題ではありません。

なぜなら、プレスリリースの内容にニュース価値があれば、その内容に応じて社内で流担当の記者の手元に届けられるからです。

そもそも、プレスリリース下部の「お問い合わせ先」欄に、送り主の情報と連絡先を書いているはずですよね?

だから、Faxするプレスリリースに送付状をつけることは、ほとんど無意味なのです。

 

プレスリリースFAX送付で注意すべきポイント

プレスリリースをファクスで送る場合の注意点をいくつか記します。

 

その1、文字がつぶれないように、大きめのフォントにする

Faxはどうしても、原本と比べて画質が劣化します。

受信するファクス機の性能によっては、文字がつぶれてしまうこともあります。

ですので、画質の粗い印刷になったとしても、文字を判読できるように、文字を大きめにするように気をつけてください。

 

その2、上下の余白にゆとりをもたせる

ファクスで受信した文書には、日時や送信先のファクス番号といった受信記録が、文書の端に小さく印字されます。

時々、このファクス受信記録が、プレスリリース本文の文字をつぶしてしまい、判読できなくなることがありました。

ですので、Faxするプレスリリースは、上から下までびっしり情報を詰め込むのではなく、上下の余白にゆとりをもたせてください。

 

その3、枚数は少なく。できれば1枚に収める

Faxは、相手の紙を消費する送信方法です。

ですので、枚数が多くなると、メディア側の負担が増します。

そのことを考慮せず、「たくさん宣伝したい!」とばかりに、大量の枚数をFaxする行為は失礼に当たります。

それに、枚数が増えるほど、1枚1枚が散逸しやすくなってしまいます。

元々、プレスリリースは1枚に収めるべきですが、Faxの場合は特に1枚に収めることを心がけてください。

 

FAXで送るプレスリリース原稿の書き方と注意点

Fax用のプレスリリースで、特に注意すべき点は

・上部に余裕を持たせておく

・ページ数を記載

・モノクロでも伝わる画像、イラスト

といったあたりです。

その他については、通常のプレスリリースの書き方と変わるところはありません。

プレスリリースの書き方については、こちらをご参照ください。

 

プレスリリースをファクスで送る方法については、動画でも解説していますので、ご覧ください。

 

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