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記者が教える広報PRの方法

広報PR情報No.1サイト 元読売新聞記者 坂本宗之祐

プレスリリースとは?新聞テレビ記者に情報提供をする3つのメリット、2つのデメリット


プレスリリースのイメージ図

プレスリリースとは、テレビ局や新聞社などメディアに情報を知らせる文書のことです。

企業が新しい商品サービスを発表する時など、広報PRで広く使われています。

平たく言えば「こんな情報があるので、記事や番組で取り上げてください」と、メディア各社に依頼するものです。

だから「報道機関(プレス)への情報提供(リリース)」といいます。

プレスリリースは、誰でもできます。大企業や官公庁だけではなく、中小企業やフリーランスの個人事業主、主婦や学生だってプレスリリースは出せます。

私、坂本宗之祐は読売新聞記者になった1999年以降、3万通以上のプレスリリースを受け取ってきました。

この記事では私の経験を通じ、プレスリリースとは何か?その意義や、メリット・デメリットについて説明していきます。

(※この記事は2018年10月16日に公開、2024年6月13日に加筆修正しました)

プレスリリースとは何か?

まず最初にプレスリリースの例をお見せしましょう。ビジネス文書として一般的なA4サイズに横書きで書くのがオーソドックスです。

報道機関各位

2024年3月19日
XYZ株式会社

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
○○○○○○○イベント取材のお願い
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

 

(ここに写真)

 

XYZ株式会社(東京都港区)はこのたび、「○○○○イベント」を開催いたします。

生産性が低いとされる日本の中小企業のデジタルトランスフォーメーション(DX)を進めることを急務です。

本イベントはデジタル技術の最前線を行くスタートアップ企業やクリエイターたちが革新的なアイデアや技術を共有します。

日時:2024年10月20日(土) 10:00〜18:00
場所:東京国際フォーラム(東京都千代田区丸の内3-5-1)
対象:デジタルに関心のある企業、クリエイター、学生、一般
参加費:無料
登録方法:イベント公式ウェブサイトから受け付けています

【お問い合わせ先】

XYZ株式会社

担当者:○○○○○
電話:03-9576-****
メール:info@digitalinnovationfesta.jp

 

プレスリリースのサンプル画像上の画像は、A4サイズで横書きされたプレスリリースの一例です。

企業や団体は、新商品やイベントなどを大手メディアに知らせたい時、この文書をお送りします。

読みやすさが大事です。文書のレイアウト、文字の大きさ、段落の区切り方に注意しましょう。写真の使用も効果的です。

 

プレスリリースの目的

なぜ多くの会社は、新しい商品・サービスの発売時やイベントの際、プレスリリースを出すのか?

主に理由は2つあります。

1つは、「多くの人に情報を届ける」狙いです。

「SNSでやりゃいいじゃん?」と思われるかもしれません。

ですが100万人、1000万人の人に見てもらえるSNSアカウントは極めてわずかです。

そこまでSNSアカウントを育てるのは相当ハードル高いですよね?

それに対し、例えば読売新聞なら600万部、NHKなどテレビで視聴率10%なら1200万人に、一瞬で情報を届けることができます。

多くの人々にリーチできる力が、大手メディアはケタ違いなのです。

もう1つの理由は、「自社を信頼してもらう」ためです。

企業が自ら「良い商品サービスです!」と宣伝するだけでは、信じてもらいにくいですよね。

ですが、テレビや新聞といった「第三者」が「客観的」に記事や番組で紹介してくれたら、世の中の人たちに信じてもらいやすいからです。

こうした理由から、企業・団体は、影響力のあるメディアの人々(新聞記者、雑誌記者、テレビディレクターら)にプレスリリースを送るわけです。

 

なお、プレスリリースはもともと、新聞社・テレビ局に向けたものが大半でした。

しかし、ここ10年ほどはインターネットのウェブメディア向け、あるいは一般ウェブユーザーに向けて、WEB上でプレスリリースを公表するケースがとても増えています。

 

プレスリリースと広告の違い

企業は、テレビや新聞、ウェブメディアで取り上げてもらう「宣伝効果」を期待してプレスリリースをやります。

企業がこぞってプレスリリースをやるのは、もう1つ大きな理由があります。

プレスリリースは広告とは違い、メディア側から費用を請求されることはありません。つまり“無料”だからです。

プレスリリースによる取材・掲載と広告の違いを、以下の表で説明します。

プレスリリースと広告の比較表

どういう記事を書かれるか?まではコントロールできませんが、

第三者が客観的に会社のことや商品サービスを紹介してくれるからこそ、読者に信頼されるわけです。

 

メディアはなぜプレスリリースを受け取るのか?

では、なぜメディアはプレスリリースを受け取るんでしょうか?

新聞やテレビなどのマスメディアは、世の中の動きをキャッチし、それを取材して多くの人々に知らせる役割があります。

しかし、世の中は広く、人の数は多いです。日本には1億2000万人超の人々がいます。

しかし、新聞記者は日本全国でたった2万人弱しかいません。

2万人の記者が毎日、1億2000万人に足を運んで取材する、ということは物理的に不可能です(一人あたり6000人)。

新聞社は、限られた記者で効率的に取材をしたい。

そこで、「われわれに情報をください!」と広く呼びかけています。

だから、記者が外に出て行かなくても、向こうから情報がやってくるプレスリリースは、ありがたいわけです。

私が新聞記者になって新聞社の支局に配属された時、社内のファクス機から次々とプレスリリースが流れてくるのを目の当たりにしました。

そして驚き、納得しました。

「なるほど、新聞社はこうして世の中からたくさんの情報を効率的にキャッチしているのだな」

 

メディアに届くプレスリリースの現状

メディア各社には、何百、何千ものプレスリリースが山のように届いています。

メディアの記者たちは、それらの無数のプレスリリースの中から、「ニュース価値がある」と判断した情報だけをピックアップします。

そして取材を行い、記事や番組を制作します。

ただ、実際に記者たちが取材し、記事や番組になるプレスリリースは、全体のうちごく一握りです。

新聞社・テレビ局では、取材してもらえるのは1%未満でしょう。

というのも、企業が出すプレスリリースのほとんどは単なる宣伝チラシに過ぎません。

メディアにとって記事や番組で取り上げたくなるネタは少なく、ほとんどは「ニュース価値がない」と判断され、捨てられています。

だからこそ、逆にテレビや新聞で取り上げてもらうことは、とても希少価値があるのです。

 

プレスリリースを配信する6つの方法

プレスリリースとは?についてはご理解いただけたでしょうか?

では次に、プレスリリースをメディア各社に届ける方法について説明します。

プレスリリースをマスメディア各社に届けるには、いろいろなやり方があります。主なものを紹介します。

①ファクス

いまだに新聞社やテレビ局などの伝統メディアでは、現場で使われています。

一方で、ウェブメディアなど新興メディアではファクスはほとんど使われていません。彼らはメールを好みます。

プレスリリースをFaxで配信する方法は、こちらで説明しています。

 

②郵送

郵送は古くからあったプレスリリースの提供手段です。新聞社やテレビ局、雑誌社へは最も無難なプレスリリースの送り方と言えます。

ただ、ウェブメディアを中心に、郵送も好まないところも一部にはあります。

プレスリリースを郵送でメディアに届けるやり方は、この記事で詳しく解説しているのでお読みください。

 

③電子メール

いま最も主流になりつつあるのが、メールによるプレスリリースの送付です。

しかし、メールは手軽に送れるがゆえに、これを乱発する会社がここ数年でとても増えている現状があります。

そのほとんどが、ニュース価値の低い「宣伝チラシ」なので、これを嫌うメディアの人は少なくありません。

送る側にとって手軽な分、受け取るメディアにとってもゴミ箱に捨てるのが楽、というメリットがあるのです。

郵便と違ってかさばらない、だからメールでのプレスリリース送付を推奨するメディアもあるようです。

プレスリリースのメールでの送り方は、この記事で説明しています。

 

④記者クラブへの投げ込み

全国各地の県庁や市役所にある「記者クラブ」に印刷したプレスリリースを持ち込む方法があります。

この行為を、業界用語で「投げ込み」と言います。

記者クラブへのプレスリリース投げ込みのやり方については、この記事で詳しく解説しているのでご覧ください。

 

⑤報道機関への直接持参

新聞社やテレビ局に直接、訪問し、記者らにプレスリリースを手渡す方法もあります。

ただ、メディアの人は忙しく、ニュース価値の低い宣伝の売り込みには取り合ってくれないことが多いです。

 

⑥プレスリリース配信サービス

ネット検索すると、「プレスリリース配信サービス」を提供する業者がいくつもあります。代表的なのは以下のようなところです。

・PR TIMES(ピーアールタイムズ)

・valuepress(バリュープレス)

・@Press(アットプレス)

 

プレスリリース配信の代行サービスについての説明は、以下の図に詳しく示されています。

プレスリリース配信代行サービスの説明図

この図のように、ツールを使って機械的に100〜300社のメディアにプレスリリースを送ってくれるので、手間を省ける効果はあります。

ただ、その届け方は「メール」が大半で埋もれやすいです。

メディア側も「いろんなところにバラ撒かれているプレスリリース」と見抜かれ、ニュース価値を低く見られやすいデメリットがあります。

 

プレスリリースの出し方・送り方はどれがベストか?

どの方法がベストか?については、一概に言えません。受け手のメディアによって好みが違います。

ただ、大半のテレビ局・新聞社は、(1)ファクスや(2)郵送(急ぎでなければ)を好みます。

一方、メールでのプレスリリースはとても数が多くなり過ぎて、記者には読まれていません。

プレスリリース配信サービスも大半はメールでメディア各社に送信されています。このため、反応率は低いです。

こうした状況を踏まえ、あなたに合った配信方法を選びましょう。

ともかく、送り方であれこれ悩むよりも、まずは送らないと何も始まりません。

この記事で、初心者でも15分でできるプレスリリースの超簡単なやり方を紹介しています。

小さな1歩から始めてみてください!

 

どんなプレスリリースなら、メディアから取材される?

メディアに届くプレスリリースのほとんどはニュース価値がないため、取材されていません。

メディアが関心を寄せるプレスリリースは、以下のような要素がある情報です。

①珍しい

通常ありえない
初挑戦
今までにない

 

②驚き

極めて大きい(重い、長い)
極めて小さい(軽い、短い)
常識はずれ

 

③初めて

世界初
日本初
業界初

 

④感動的

人間ドラマ
ストーリー
偉業
熱い想い

 

⑤美しい、可愛らしい

子ども
動物
景勝地
芸術

 

⑥トレンド

社会的関心事
ブーム、流行り
時代の潮流

 

⑦季節のイベント

二十四節気
花見
入学、入社
GW
梅雨
猛暑
敬老の日
クリスマス
など

 

⑧地域密着

特産品
観光地
歴史・文化
など

 

プレスリリースを行うメリット3つ

多くのメリットがあります。 かいつまんで説明すると

1 コストがかからない

郵送代、印刷代くらいしかかりません。

 

2 高い信頼性

記事になると、広告よりもはるかに高い信頼性を社会に与えられます。

 

3 強力な情報伝達力

テレビ新聞あるいはYahoo!などの大手サイトの読者・視聴者数は数百万〜数千万人です。

なのでこうしたメディアで記事になれば、膨大な人々に一気に情報を届けられます。

 

プレスリリースのデメリット2つ

では逆に、プレスリリースのデメリットは?

 

1 記事内容をコントロールできない

マスコミ記者が取材して書いた記事の内容について、あなたはコントロールできません。

記者は、客観的な立場から、あなたの活動について記事にします。だから、好意的に紹介されることもあれば、可能性としては批判的に取り上げられることもありえます。

だからこそ、好意的に取り上げてもらえた場合、世の中の人たちはそれを信用するのです。

広告と違い、記者はあなたからお金を受け取りません。だから記者はあなたに遠慮なく自由に記事を書く、というわけです。

 

2 なかなか記事にしてもらえない

新聞社やテレビ局には、毎日膨大なプレスリリースが届けられています。その数は年々、増加傾向にあります。

そのため、競争率が高くなっています。特に東京などの大都市部では、取材・掲載につながるのは宝くじのような確率、だと多くの人に認識されているようです。

もちろん、プレスリリースの絶対数が多いことは、なかなか取材されない原因ではあります。

ただ、元記者の立場から言うと、ほとんどのプレスリリースには記者目線・メディア目線が決定的に欠けているのが原因だと言えます。

あざとい宣伝は、決して取材されません。

 

プレスリリースの効果

プレスリリースには、たくさんの効果・メリットがあります。

大してコストがかからず、得られるメリットはとても大きいです。

いわば、ローリスク・ハイリターンな情報発信の手法が、プレスリリースです。

プレスリリースの効果をいくつか挙げると、

・知名度が向上する

・社会的な信頼性が大きくアップする

・お客様が増える、売れる

・メディア掲載が次のメディア取材を呼ぶ

・社員、スタッフの士気が高まる

・人材採用がやりやすくなる

…などなど、数えきれないほどのメリットがあります。

プレスリリースの効果効能については、この記事でも説明しています。

 

プレスリリースは意味ないか?

最近、「プレスリリースは意味ない」と考える人が増えています。

その理由は、

プレスリリース配信代行サービスで、誰でも手軽にプレスリリースをばら撒けるようになったこともあり、プレスリリースを配信する企業団体がものすごく増加。

その結果、ほとんどのプレスリリースがメディアから取り上げてもらえないから、です。

特に、2020年頃〜その傾向が顕著です。

ただ、メディアから取材に来てもらえないのは、プレスリリースのやり方を間違っているからです。

不特定多数のメディアへのばらまきではなく、正しいやり方でプレスリリースに取り組めば、成功できます。

だから、プレスリリース自体に意味がないことは、決してありません!

こちらの記事をご覧ください。

・「プレスリリース意味ない…」から取材をグンと増やして反響を高める!記者に好かれる5つの見直しポイント

 

プレスリリースの様式

ここまでプレスリリースのメリット・デメリットを説明してきました。

では次に、プレスリリースの体裁、様式はどうしたらいいか?について説明します。

A4判サイズが一般的ですが、定まった様式は特にありません。自由です。

マスコミにとっては、様式などはどうでもよく、情報さえもらえればそれでオッケーです。

枚数は、1枚〜数枚程度。記者たちは忙しいため、だらだら長々とした文書は嫌われます。

記者が瞬時にそのプレスリリースのポイントを理解できるよう、絞り込んだ書き方をする必要があります。

理解をスムーズにするため、写真を掲載するのもとても効果的です。

以下の記事で、取材が来る正しいプレスリリースの書き方を徹底解説しています。

・マスコミ取材お願いする依頼文の書き方と例文。元読売新聞記者がプレスリリース徹底解説します

 

プレスリリースにかかる費用

さて、プレスリリースにはいくらくらいの費用がかかるのでしょうか?

はい、費用はかかりません。マスコミ側から費用を請求されることは、一切ありません。

強いていえば、かかる費用はメディア各社に届ける郵送代・ファクス代や、紙の印刷代くらいです。

なぜ無料で新聞社、テレビ局はプレスリリースを受け取ってくれるのか?

それで、上記で説明したように、新聞社・テレビ局は世の中の情報をキャッチしたいからです。

プレスリリースをきっかけに、「これは世の中に広く知らせる価値がある」と判断すれば取材にかかり、記事や番組で紹介します。

プレスリリースは、お金を払って宣伝してもらう「広告・CM」とは、まったくの別物です。

しかし、怪しげなメディアの中には、「取材します」と称して金銭を要求する業者があります。

これは「取材商法」と呼ばれ、真のメディアではありません。注意しましょう。

 

プレスリリースが取材されるケース、されないケース

当然ですが、単なる“売り込みチラシ”のプレスリリースは、取材されません。

「宣伝したいなら広告を出してください」と、門前払いを食わされるのがオチです。

この宣伝チラシ的プレスリリースが非常に多いので、マスメディアの記者たちは苦々しく思っています。

自社目線の「宣伝」ではなく、「世の中にメリットのある情報提供」に徹する必要があります。

記者から「ニュース価値がある」と判断されれば、記事として取り上げてもらえます。

だから、マスメディア側から「ぜひ取材させてください!」と頼まれるような、ニュース価値のあるプレスリリースを作りましょう 

ニュース価値には、社会貢献性だったり、「へぇ〜なにそれ?」という言葉が思わず口をつく新奇性だったり、いろんな要素があります。

意図すれば、ニュース価値は作り出すことができます。

 

プレスリリースとニュースリリースの違い

基本的に、両者に大きな違いはありません。ほぼ同じ意味です。

受け取るメディア記者としては、いずれの呼称であろうと全然気にしません。なので神経質になる必要はないでしょう。

インターネットの発展に伴い、それぞれの会社が自前のサイト・ホームページを持つようになり、そこで公式発表を行うようになりました。

だからそこで直接、一般ユーザー・お客様に向けた公式発表として「ニュースリリース」を掲載するケースが増えています。

プレス(報道機関)向けの限定ではなく、ウェブサイトを通じて世の中に広く公表する、という意味合いですね。

 

賢い経営者がプレスリリースを重視する理由

賢い経営者ほどプレスリリースを通じて、マスメディアに取り上げてもらうことを重視しています。

コストがかからない点はもちろんです。が、一番大きいのは、世の中の人々は、広告よりも記事の方をはるかに信用するからです。

メディア露出のメリットについては、この記事でも説明しています。

 

 

実際、新聞やテレビで取り上げてもらったことで、急速にビジネスを成長軌道に乗せたケースは数え切れないほどあります。

もし今、あなたが思い立って行動を起こせば、3日後どころか、明日の新聞に載る可能性すらあります。

実際、1時間半後に「新聞社の取材が決まりました」というケースを紹介します。

 

1時間半後に新聞の取材が決まった医師のケース

 梅雨のある日、東京都内で医院を開業した若い医師の先生とお会いしました。

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この医院は、他にはない独自の取り組みをしており、この先生は「マスコミに取り上げてもらいたい」と考えていました。

しかし、どうしたらマスコミで取り上げてもらえるか分からなかったため、私のところに相談に来られました。

東京・港区で1時間ほどお話をうかがい、「ここはすぐ記事になる」というニュース性を発見したため

・記事になるポイント
・その情報を知らせる新聞社と、その部署
・記者に伝えるべきポイント

これらをお伝えし、別れました。

すると、この先生は行動力があり、別れてすぐアドバイス通り行動を起こしたのです。

2時間ほどたってから、「読売新聞の取材が決まりました」と興奮して電話をかけてこられたのです。

このように、新聞記者は「ニュースだ」と感じれば、決断と行動が速いので、決まる時はすぐ取材が決まります。

 

プレスリリースを送るべき理由

多くの方が、マスメディアに出るには「マスメディアから連絡が来るのを待つしかない」と思い込んでいます。

それは違います。よほど有名企業でもない限り、待つだけで取材が来ることはまずありません。

「仕事を頑張る。あとは待つ」という考えは、危険です。これで埋没していつまでも浮かばれない人がたくさんいます。

「成功すればマスコミが取材する」のではなく、「マスコミが取り上げるから成功する」のが真実です。

だから…あなたもぜひプレスリリースに取り組んでください。

私は新聞社を退社してから、世の中の多くの方がプレスリリースのことをよく知らないことを知り、とても驚きました。

記者にとってプレスリリースを受け取るのは当たり前なので、「世の中のみんなプレスリリースをしている」と勘違いをしていたのです。

しかし現実は、世の中のほとんどの人がマスコミに情報を知らせていません。

だから、ものすごい量の価値ある情報が世に知られず埋もれています。

これは、社会にとって大きな損失だと感じています。

 

プレスリリースのよくある質問(FAQ)

Q: プレスリリースとは何ですか?

A: プレスリリースは、企業や団体が新しい製品やサービス、イベント、重要な企業情報などを公式に報道機関や一般に発表するための文書です。

 

Q: プレスリリースの目的は何ですか?

A: 主な目的は、新しい情報を広く伝えることで、公共の関心を集めたり、ブランド認知度を高めたり、特定のメッセージを伝えることです。

 

Q: プレスリリースを作成する際のポイントは?

A: 明確で分かりやすい見出し、簡潔で事実に基づいた内容、企業の連絡先情報の明記が重要です。また、読者の興味を引くための魅力的な導入部が必要です。

 

Q: プレスリリースの配布方法にはどのようなものがありますか?

A: 配布方法には、電子メール、ファクス、郵送、オンラインのプレスリリース配信サービスを利用する方法などがあります。

 

Q: プレスリリースの効果はどのように測定しますか?

A: メディアへの露出回数、ウェブサイトへのトラフィック増加、ソーシャルメディアでの言及や共有数などで測定することができます。

 

Q: プレスリリースの配信タイミングはいつがベストですか?

A: 情報の重要性に応じて異なりますが、一般的にはニュースの価値が最も高いタイミングを選ぶことが望ましいです。例えば、製品発表の直前やイベント直前などが効果的です。

 

まとめ

プレスリリースは、新聞テレビに情報提供する文書で、誰でもできます。

費用対効果が極めて高く、小事業者でも知恵さえあれば、大企業と同じ土俵で戦えるツールです。

むしろ、やらない会社は、かなりの機会を損失しています。

何百万人が目にするテレビや新聞で紹介されると、広告費に換算して、何千万円、時には億単位の効果があるといわれます。

1通あたり数十円(ファクス代・切手代)程度で、そうした効果を得られる可能性があります。

しかもリスクはゼロ。やらない理由はありません。

ぜひ、あなたもプレスリリースを通じて、埋もれたニュースをマスコミにお知らせしてください。

 

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